Privatlivspolitik

Senest opdateret den 02-10-2026

Denne politik beskriver, hvordan vi behandler personoplysninger, når du besøger vores hjemmeside, opretter eller bruger en konto, kontakter os eller bruger vores budgettjeneste. Den beskriver også vores rolle, når en erhvervskunde uploader regnskabsdata eller tilslutter dem via en integration.

1 Hvem vi er

ESIO ApS, CVR 45129756, Snedronningen 32, 5240 Odense NØ, Denmark, ESIO Budgeting Software på esio.dk/budget.esio.dk. ”Vi”, ”os” og ”vores” henviser til denne virksomhed. Hvis du har spørgsmål eller anmodninger vedrørende personoplysninger, kan du kontakte os på privacy@esio.dk.

2 Vores rolle og din organisations rolle

Vi er dataansvarlige, når vi bestemmer, hvorfor og hvordan personoplysninger bruges til at administrere vores forretningsforbindelser, abonnementer og fakturering, besvare henvendelser og beskytte vores hjemmeside og tjeneste.

Når en kunde importerer regnskabsdata, opretter budgetter eller gemmer andre personoplysninger i sit arbejdsområde, behandler vi som udgangspunkt oplysningerne efter kundens instruks i henhold til vores databehandleraftale. Kunden er normalt dataansvarlig. Hvis kunden handler på vegne af en anden organisation, kan kunden selv være databehandler, mens vi kan være underdatabehandler.

Kundens privatlivspolitik beskriver formålene med og retsgrundlaget for behandlingen af oplysninger om kundens medarbejdere, kunder, leverandører og andre personer. Denne politik erstatter ikke kundens privatlivspolitik og giver ikke adgang til yderligere anvendelse af oplysningerne i kundens arbejdsområde.

3 Hvilke oplysninger vi indsamler og hvorfra

Kontooplysninger og erhvervsmæssige kontaktoplysninger: Navne, arbejdsmailadresser, organisationsoplysninger, kontoidentifikatorer, adgangsroller og autentifikationsoplysninger. Vi modtager disse fra dig eller fra en administrator, der inviterer dig til et arbejdsområde.

Abonnements- og faktureringsoplysninger: Abonnementstype, faktureringskontakt og -adresse, CVR-oplysninger, fakturaer og betalingsstatus.

Korrespondance: Oplysninger, som du giver os i henvendelser, supportanmodninger og feedback, herunder vedhæftede filer. Undlad venligst at sende personoplysninger, som ikke er nødvendige for at behandle din henvendelse.

Tekniske oplysninger: IP-adresse, browser- og enhedsoplysninger, loginhændelser, tidsstempler, fejllogfiler og aktivitet i tjenesten. Brugen af cookies og lignende teknologier er beskrevet i afsnit 8.

4 Hvorfor vi bruger oplysningerne og vores retsgrundlag

Konti abonnementer og support

Vi bruger konto-, kontakt- og abonnementsoplysninger til at give adgang, administrere abonnementet, orientere om ændringer i tjenesten og besvare supportanmodninger. Hvis du selv indgår en aftale med os, er den nødvendige behandling baseret på databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b. Hvis du handler på vegne af en organisation, er retsgrundlaget artikel 6, stk. 1, litra f: vores legitime interesser i at administrere forretningsforbindelsen og levere tjenesten til autoriserede brugere.

Fakturering og retlige forpligtelser

Vi bruger faktureringsoplysninger til at udstede fakturaer og administrere betalinger på samme aftalegrundlag eller grundlag af legitime interesser, alt efter hvad der er relevant. Når oplysninger skal opbevares for at overholde gældende danske bogførings- eller skatteregler, er retsgrundlaget artikel 6, stk. 1, litra c.

Sikkerhed og retskrav

Vi bruger relevante konto-, teknik- og korrespondanceoplysninger til at undersøge fejl, forebygge misbrug og beskytte konti og systemer. Retsgrundlaget er artikel 6, stk. 1, litra f: vores legitime interesser i at drive en stabil og sikker tjeneste. Når det er nødvendigt, opbevarer vi også relevant dokumentation for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare retskrav på dette grundlag. Vi afvejer disse interesser over for konsekvenserne for de berørte personer.

Valgfri analyse og markedsføring

Vi bruger kun valgfri analyse- eller markedsføringssporing med dit samtykke efter artikel 6, stk. 1, litra a, hvor dette er påkrævet. Hvis du tilmelder dig vores nyhedsbrev eller oplyser, at du gerne vil modtage nyheder og tilbud fra os på e-mail, bruger vi din e-mailadresse med dit samtykke. Du giver eller trækker samtykket til nyheder og tilbud tilbage, når du tilmelder dig, og når som helst derefter under Profil i appen, og du kan afmelde dig via den enkelte mail. Vi registrerer dit valg og tidspunktet for det, så længe din konto findes. Du ændrer dit samtykke til sporing via vores cookieindstillinger. Nødvendige servicemeddelelser er adskilt fra markedsføring.

Feedback om produktet

Hvis du oplyser, at du gerne vil kontaktes for at høre din mening om produktet, bruger vi din e-mailadresse til at skrive til dig og spørge til din oplevelse med det. Det sker på grundlag af dit samtykke efter artikel 6, stk. 1, litra a. Det er valgfrit, det er adskilt fra markedsføringsmails, og tjenesten fungerer på samme måde uden. Du giver eller trækker samtykket tilbage, når du tilmelder dig, og når som helst derefter under Profil i appen. Vi registrerer dit valg og tidspunktet for det, så længe din konto findes.

Nødvendige oplysninger

Oplysninger, der er nødvendige for at oprette en konto, autentificere brugere og administrere abonnementet, er nødvendige for at levere den relevante tjeneste. Hvis oplysningerne ikke gives, kan vi være ude af stand til at oprette kontoen, give adgang eller administrere abonnementet. Valgfrie felter og samtykker angives særskilt. Hvis du fravælger dem, kan du fortsat bruge tjenestens grundlæggende funktioner.

5 Regnskabsintegrationer og oplysninger i arbejdsområder

Når en autoriseret bruger forbinder ESIO med et regnskabssystem, eksempelvis Dinero eller e-conomic, modtager tjenesten de oplysninger, som forbindelsen giver adgang til, såsom regnskabsposteringer, transaktionsbeskrivelser, saldi samt kunde- eller leverandøroplysninger, med henblik på at udarbejde budgetter, beregninger og rapporter.

Vi modtager oplysningerne fra kunden, kundens autoriserede brugere og den tilknyttede regnskabsudbyder. Oplysningerne kan identificere personer, som ikke har en konto hos os. Vi behandler dem efter kundens instruks, herunder i forbindelse med relevant support og gendannelse, som beskrevet i databehandleraftalen.

Afbrydelse af en integration sletter ikke i sig selv oplysninger, som allerede er importeret. Anmodninger om sletning af oplysninger i arbejdsområdet håndteres efter kundens instruks og databehandleraftalen.

6 Hvor længe vi opbevarer oplysninger

Vi opbevarer personoplysninger til de formål, der er beskrevet i denne politik, og sletter eller anonymiserer dem uigenkaldeligt, når de ikke længere er nødvendige, med forbehold for gældende lovkrav om opbevaring. Der gælder forskellige opbevaringsperioder for forskellige typer oplysninger. Du er velkommen til at kontakte os, hvis du ønsker yderligere oplysninger om sletning.

Oplysninger i kundens arbejdsområde

Efter ophør forbliver oplysningerne i kundens arbejdsområde tilgængelige i en adgangsperiode på 90 dage, medmindre kunden instruerer os om tidligere sletning. Vi sletter eller anonymiserer oplysningerne uigenkaldeligt i aktive systemer, herunder historiske registreringer og tidligere versioner, senest 30 kalenderdage efter adgangsperiodens udløb eller senest 30 kalenderdage efter modtagelsen af en instruks om tidligere sletning, medmindre gældende lovgivning kræver opbevaring.

Sikkerhedskopier opbevares i op til 30 dage. Hvor det er teknisk muligt at slette enkelte oplysninger fra sikkerhedskopier, sletter vi de relevante oplysninger. Ellers holdes resterende kopier adskilt fra almindelig brug og slettes senest 30 kalenderdage efter sletningen fra aktive systemer. Hvis en sikkerhedskopi gendannes, slettes tidligere slettede oplysninger igen, inden den almindelige behandling genoptages.

Det betyder, at resterende sikkerhedskopier kan bestå i op til 150 dage efter ophør eller i op til 60 dage efter en instruks om tidligere sletning. Disse frister for oplysninger i arbejdsområdet fastlægger ikke opbevaringsperioden for vores særskilte faktureringsoplysninger og juridiske dokumentation, som er beskrevet ovenfor.

7 Hvem der modtager oplysninger og hvor de behandles

Personoplysninger er tilgængelige for autoriseret personale og tjenesteudbydere i det omfang, det er nødvendigt for deres arbejde. Udbydere, der behandler oplysninger på vores vegne, er underlagt databeskyttelsesvilkår. Underdatabehandlere, der behandler oplysninger i kundernes arbejdsområder, er omfattet af databehandleraftalen og fremgår af samme dokument.

Når det er nødvendigt, kan vi videregive relevante oplysninger til professionelle rådgivere i forbindelse med rådgivning eller retskrav og til kompetente myndigheder, når videregivelse er påkrævet ved lov. Oplysninger i et arbejdsområde kan også være tilgængelige for brugere, som kunden har autoriseret til at bruge det pågældende arbejdsområde.

Du kan kontakte os på ovenstående e-mailadresse vedrørende databeskyttelse for at få oplysninger om de relevante overførselsgarantier og få en kopi af dem. Oplysninger kan om nødvendigt være udeladt for at beskytte fortrolige forhold og andre personers rettigheder.

8 Cookies og lignende teknologier

Vi bruger cookies og lignende teknologier i vores applikation og på vores offentlige hjemmeside.

Vores applikation bruger nødvendige autentifikations- og sessionscookies til at holde dig logget ind og knytte anmodninger til din konto.

Vores offentlige hjemmeside bruger desuden valgfri analyseteknologi til at hjælpe os med at forstå, hvordan besøgende bruger hjemmesiden, og forbedre dens brugervenlighed. Vi bruger kun disse teknologier med dit samtykke. Når behandlingen omfatter personoplysninger, er retsgrundlaget samtykke efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.

Vores særskilte cookiepolitik på https://esio.dk/legal/cookies angiver de anvendte teknologier og udbydere, beskriver deres formål og opbevaringsperioder og forklarer, hvordan du kan acceptere, afvise eller trække dit samtykke tilbage.

9 Dine rettigheder og hvordan du kontakter os

Afhængigt af omstændighederne kan du anmode om indsigt i, berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger eller begrænsning af behandlingen. Når behandlingen foretages automatisk og er baseret på samtykke eller en aftale med dig, kan du anmode om dataportabilitet for oplysninger, som du har givet os. Du kan gøre indsigelse mod behandling baseret på legitime interesser af grunde, der vedrører din særlige situation, og du kan til enhver tid gøre indsigelse mod direkte markedsføring.

Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage, uden at det påvirker lovligheden af den tidligere behandling. Du trækker samtykket til at blive kontaktet om feedback og samtykket til nyheder og tilbud tilbage under Profil i appen, en tilmelding til nyhedsbrevet via linket i den enkelte mail og samtykket til sporing via vores cookieindstillinger; du kan også skrive til privacy@esio.dk. Kontakt privacy@esio.dk, hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder. Vi kan bede om oplysninger, der er nødvendige for at bekræfte din identitet. Vi svarer normalt inden for en måned. Hvis en tilladt forlængelse er nødvendig, forklarer vi dette inden for den pågældende måned.

Hvis oplysninger behandles på vegne af en kunde, skal du i første omgang kontakte den pågældende organisation. Hvis du kontakter os, hjælper vi organisationen med at håndtere din anmodning. Du kan klage til Datatilsynet, den danske tilsynsmyndighed, på www.datatilsynet.dk eller til en anden kompetent tilsynsmyndighed i EU/EØS.

10 Ændringer af denne politik

Vi opdaterer denne politik, når vores praksis ændrer sig. Datoen øverst angiver den aktuelle version. Vi orienterer på passende vis om væsentlige ændringer og indhenter et nyt samtykke, hvor det er nødvendigt. Denne politik beskriver behandlingen af personoplysninger. Accept af vores vilkår udgør ikke et generelt samtykke til behandlingen.