Databehandleraftale

Senest opdateret den 28-09-2026

Denne databehandleraftale regulerer Leverandørens behandling af personoplysninger på vegne af Kunden i forbindelse med den webbaserede budget-, rapporterings- og økonomistyringstjeneste. Aftalen er udarbejdet med udgangspunkt i Datatilsynets standardkontraktbestemmelser, version 1.2, og er tilpasset en selvbetjent B2B SaaS-tjeneste med integration til regnskabssystemer.

Oplysning	Skal indsættes eller bekræftes
Leverandøren	ESIO ApS CVR 45129756 Snedronningen 32 5240 Odense NØ
Tjenesten	ESIO; https://budget.esio.dk
Underdatabehandlere	Alle tiltag i bilag C.2 forudsat implementeret; gennemgået den 28. september 2026.
Sikkerhed	Bekræft at alle foranstaltninger i bilag C.2 faktisk er implementeret.
Sletning og backup	Kundedata, herunder historiske registreringer, der indeholder personoplysninger, slettes eller anonymiseres uigenkaldeligt senest 30 kalenderdage efter udløbet af adgangsperioden på 90 dage efter ophør eller senest 30 kalenderdage efter modtagelsen af Kundens instruks om tidligere sletning. Resterende sikkerhedskopier slettes senest 30 kalenderdage efter sletningen fra de aktive systemer.
Tredjelandsoverførsler	Ingen. Al behandling og adgang til support forbliver inden for EU.

1. Parterne og aftalens anvendelse

1.1 Den dataansvarlige er den juridiske person eller enkeltmandsvirksomhed, der opretter eller anvender en kundekonto til Softwaretjenesten ("Kunden"), som identificeret i ordren, abonnementet eller kundekontoen.

1.2 Databehandleren er den leverandør, der er identificeret som leverandør i de til enhver tid gældende Vilkår og Betingelser for Softwaretjenesten ("Leverandøren").

1.3 Kunden og Leverandøren benævnes hver en "part" og samlet "parterne". Denne aftale med bilag udgør Databehandleraftalen.

1.4 Databehandleraftalen finder automatisk anvendelse, når Leverandøren som led i leveringen af Softwaretjenesten behandler personoplysninger på vegne af Kunden. Databehandleraftalen udgør en integreret del af parternes samlede aftalegrundlag.

1.5 Ved modstrid om behandling af personoplysninger har Databehandleraftalen forrang for Vilkår og Betingelser og andre aftaledokumenter. Databehandleraftalen begrænser ikke ufravigelige rettigheder eller forpligtelser efter databeskyttelsesforordningen eller anden gældende databeskyttelseslovgivning.

2. Formål og fortolkning

2.1 Databehandleraftalen fastsætter Leverandørens rettigheder og forpligtelser, når Leverandøren behandler personoplysninger på vegne af Kunden, og skal opfylde kravene i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 3.

2.2 Bilag A beskriver behandlingens formål, karakter, typer af personoplysninger, kategorier af registrerede og varighed. Bilag B regulerer underdatabehandlere. Bilag C indeholder Kundens dokumenterede instruks og minimumskrav til sikkerhed, sletning, lokaliteter, bistand og revision. Bilag D regulerer supplerende kommercielle og praktiske forhold.

2.3 Begreber som "personoplysninger", "behandling", "dataansvarlig", "databehandler", "underdatabehandler", "brud på persondatasikkerheden" og "tredjeland" har samme betydning som i databeskyttelsesforordningen.

3. Kundens rettigheder og forpligtelser

3.1 Kunden er ansvarlig for, at den behandling, som Leverandøren instrueres i at foretage, har et gyldigt behandlingsgrundlag og i øvrigt overholder databeskyttelsesforordningen, anden relevant EU-ret og national ret.

3.2 Kunden bestemmer formålene med og de væsentlige hjælpemidler til behandlingen og er ansvarlig for lovlig indsamling, korrekt information til de registrerede samt nødvendige tilladelser og instrukser.

3.3 Kunden må ikke anvende Softwaretjenesten til forsætligt at behandle særlige kategorier af personoplysninger efter artikel 9, oplysninger om strafbare forhold efter artikel 10 eller CPR-numre, medmindre dette på forhånd er skriftligt aftalt med Leverandøren, og bilagene er opdateret med passende sikkerhedsforanstaltninger.

3.4 Kunden er ansvarlig for egne brugeres adgangsstyring, herunder at oprette, ændre og lukke brugeradgange rettidigt samt beskytte legitimationsoplysninger.

4. Leverandøren handler efter instruks

4.1 Leverandøren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra Kunden, medmindre behandlingen kræves efter EU-ret eller en medlemsstats nationale ret, som Leverandøren er underlagt. Instruksen fremgår af Databehandleraftalen, herunder bilag A og C, Kundens dokumenterede brug af Softwaretjenestens funktioner samt senere skriftlige instrukser, som parterne har accepteret.

4.2 Leverandøren behandler alene personoplysninger for at levere, hoste, vedligeholde, sikre, fejlrette, supportere og udvikle de aftalte funktioner på Kundens vegne. Leverandøren må ikke anvende Kundedata til egne markedsførings-, prisfastsættelses- eller profilformål.

4.3 Leverandøren kan anvende statistikker, der er gjort reelt anonyme, så de registrerede og Kunden ikke med rimelige midler kan identificeres. Aggregering alene er ikke tilstrækkelig, hvis oplysningerne fortsat kan henføres til en fysisk person.

4.4 Leverandøren underretter uden unødig forsinkelse Kunden, hvis en instruks efter Leverandørens vurdering er i strid med databeskyttelsesforordningen eller anden gældende databeskyttelsesret. Leverandøren kan suspendere den berørte behandling, indtil instruksen er afklaret, hvis dette er nødvendigt for at undgå en ulovlig behandling.

5. Fortrolighed

5.1 Leverandøren giver kun adgang til personoplysninger til personer, som arbejder under Leverandørens instruktionsbeføjelse, har et arbejdsbetinget behov for adgang og er underlagt fortrolighed ved aftale eller lov.

5.2 Adgange skal tildeles efter princippet om mindst mulige rettigheder, gennemgås regelmæssigt og lukkes uden unødig forsinkelse, når behovet ophører. Leverandøren skal efter anmodning kunne dokumentere, at relevante personer er omfattet af fortrolighedsforpligtelsen.

6. Behandlingssikkerhed

6.1 Leverandøren gennemfører og vedligeholder passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger efter databeskyttelsesforordningens artikel 32 under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostninger, behandlingens karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene for de registreredes rettigheder og frihedsrettigheder.

6.2 Minimumsforanstaltningerne fremgår af bilag C.2. Leverandøren må ændre konkrete tekniske løsninger, hvis det samlede beskyttelsesniveau ikke forringes. Væsentlige ændringer, der reducerer sikkerhedsniveauet eller ændrer behandlingsrisikoen, kræver Kundens dokumenterede godkendelse.

6.3 Leverandøren bistår Kunden med relevante oplysninger om sikkerhedsforanstaltningerne, så Kunden kan opfylde sine forpligtelser efter artikel 32. Hvis Kunden kræver særlige foranstaltninger ud over det aftalte, skal de dokumenteres og kan være betinget af særskilt betaling, medmindre behovet skyldes Leverandørens misligholdelse.

7. Underdatabehandlere

7.1 Kunden giver Leverandøren en generel skriftlig godkendelse til at anvende underdatabehandlere på de betingelser, der følger af denne bestemmelse og bilag B.

7.2 Leverandøren skal sikre, at en retvisende og ajourført liste over relevante underdatabehandlere i leverandørkæden er vedvarende tilgængelig for Kunden. Listen skal angive navn, funktion, behandlingsland eller -lande og, hvor relevant, grundlag for overførsel til tredjelande.

7.3 Leverandøren underretter Kunden skriftligt mindst 30 dage før en planlagt tilføjelse eller udskiftning af en underdatabehandler. Underretningen skal give Kunden en reel mulighed for at gøre en sagligt begrundet indsigelse af databeskyttelsesmæssige årsager inden ændringen træder i kraft.

7.4 Hvis parterne ikke kan afhjælpe en berettiget indsigelse inden ændringen træder i kraft, kan Kunden opsige den berørte tjeneste med virkning fra ændringsdatoen uden yderligere betaling for perioden efter ophøret. Denne ret giver ikke Kunden krav på tilbagebetaling for allerede leverede ydelser.

7.5 Leverandøren pålægger ved skriftlig aftale underdatabehandleren databeskyttelsesforpligtelser, som i det væsentlige svarer til Leverandørens forpligtelser efter Databehandleraftalen, herunder passende sikkerhed, fortrolighed, bistand, sletning, revision og regler om videreoverførsel.

7.6 Leverandøren forbliver fuldt ansvarlig over for Kunden for underdatabehandlerens opfyldelse af sine databeskyttelsesforpligtelser. Efter anmodning giver Leverandøren Kunden adgang til relevant dokumentation for underdatabehandleraftalen; kommercielle vilkår og andre fortrolige oplysninger uden betydning for databeskyttelsen kan sløres.

8. Overførsel til tredjelande og internationale organisationer

8.1 Leverandøren må kun overføre, fjernadgå eller på anden måde gøre personoplysninger tilgængelige i et tredjeland eller for en international organisation efter en klar, dokumenteret instruks fra Kunden og i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.

8.2 Godkendte overførsler og det relevante overførselsgrundlag skal fremgå af bilag B og C.6. En generel eller uklar formulering om, at overførsel kan ske, udgør ikke i sig selv en instruks.

8.3 Hvis Leverandøren efter EU-ret eller en medlemsstats nationale ret er forpligtet til en behandling eller overførsel, som Kunden ikke har instrueret om, underretter Leverandøren Kunden før behandlingen, medmindre loven forbyder dette af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.

8.4 Hvis et godkendt overførselsgrundlag kræver supplerende foranstaltninger eller en overførselskonsekvensanalyse, skal Leverandøren bistå med de oplysninger og foranstaltninger, der med rimelighed er nødvendige.

9. Bistand til Kunden

9.1 Under hensyntagen til behandlingens karakter bistår Leverandøren så vidt muligt Kunden gennem passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med at besvare anmodninger om registreredes rettigheder efter databeskyttelsesforordningens kapitel III.

9.2 Leverandøren videresender uden unødig forsinkelse en anmodning fra en registreret, der vedrører Kundens personoplysninger, og må ikke selv besvare anmodningen, medmindre Kunden har givet dokumenteret instruks hertil.

9.3 Leverandøren bistår under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, Leverandøren råder over, Kunden med overholdelse af artikel 32-36, herunder sikkerhed, anmeldelse og underretning om brud, konsekvensanalyser og forudgående høring af tilsynsmyndigheden.

9.4 Almindelig bistand via Softwaretjenestens funktioner og rimelige standardsvar er omfattet af abonnementet. Omfattende, kundespecifik bistand kan faktureres efter forudgående aftale, medmindre bistanden er nødvendig som følge af Leverandørens misligholdelse eller et forhold, som Leverandøren er ansvarlig for.

10. Brud på persondatasikkerheden

10.1 Leverandøren underretter Kunden uden unødig forsinkelse og om muligt senest 24 timer efter, at Leverandøren er blevet bekendt med et brud på persondatasikkerheden, der berører Kundens personoplysninger.

10.2 Underretningen skal, i det omfang oplysningerne foreligger, beskrive bruddets karakter, berørte kategorier og omtrentlige antal registrerede og registreringer, sandsynlige konsekvenser, gennemførte eller foreslåede afhjælpende foranstaltninger samt relevant kontaktpunkt. Oplysninger kan gives trinvist uden yderligere unødig forsinkelse.

10.3 Leverandøren dokumenterer bruddet og samarbejder loyalt med Kunden. Leverandøren anmelder ikke bruddet til en tilsynsmyndighed og underretter ikke registrerede på Kundens vegne uden dokumenteret instruks, medmindre Leverandøren selv er retligt forpligtet hertil.

11. Sletning og tilbagelevering

11.1 Kunden kan eksportere Kundedata gennem de tilgængelige funktioner i abonnementsperioden og i den aftalte adgangsperiode efter ophør.

11.2 Efter ophør af behandlingsydelserne skal Leverandøren efter Kundens valg tilbagelevere personoplysningerne og derefter slette eksisterende kopier eller slette personoplysningerne, medmindre EU-ret eller en medlemsstats nationale ret kræver fortsat opbevaring.

11.3 Hvis Kunden ikke meddeler et andet valg inden udløbet af adgangsperioden, anses Kunden for at have instrueret Leverandøren om sletning efter rutinen i bilag C.4. Personoplysninger i sikkerhedskopier må kun opbevares isoleret indtil automatisk overskrivning og må ikke anvendes til andre formål; hvis en backup gendannes, skal slettede oplysninger slettes igen.

11.4 Leverandøren skal efter rimelig anmodning bekræfte, at sletning er gennemført i overensstemmelse med bilag C.4.

12. Dokumentation og revision

12.1 Leverandøren stiller de oplysninger til rådighed, der med rimelighed er nødvendige for at påvise overholdelse af artikel 28 og Databehandleraftalen, og bidrager til revisioner og inspektioner udført af Kunden eller en uafhængig revisor bemyndiget af Kunden.

12.2 Revision gennemføres efter proceduren i bilag C.7 og på en måde, der beskytter andre kunders oplysninger, Leverandørens fortrolige oplysninger og tjenestens sikkerhed og drift. Revision må ikke give adgang til oplysninger, som Kunden ikke har ret til at modtage.

12.3 Leverandøren underretter straks Kunden, hvis Leverandøren vurderer, at en revisionsinstruks er i strid med databeskyttelsesforordningen eller anden gældende databeskyttelsesret.

12.4 Kompetente tilsynsmyndigheder har den adgang, de har krav på efter gældende ret.

13. Ansvar og øvrige vilkår

13.1 Parternes ansvar reguleres af gældende ret og parternes Vilkår og Betingelser. Ingen ansvarsbegrænsning kan begrænse et ansvar eller en forpligtelse i det omfang, dette ikke lovligt kan begrænses, eller forringe de registreredes rettigheder efter databeskyttelsesforordningen.

13.2 Hvis vilkår om ansvar, lovvalg eller værneting i Vilkår og Betingelser strider mod ufravigelige databeskyttelsesregler eller Databehandleraftalens kerneforpligtelser, har de sidstnævnte forrang.

14. Ikrafttræden, varighed og ophør

14.1 Databehandleraftalen træder i kraft, når Kunden accepterer de Vilkår og Betingelser, som inkorporerer Databehandleraftalen, eller når parterne på anden måde indgår den elektronisk eller skriftligt. Leverandøren skal kunne dokumentere den version, som Kunden har accepteret, og tidspunktet for accepten.

14.2 Databehandleraftalen gælder, så længe Leverandøren behandler personoplysninger på vegne af Kunden. De bestemmelser, der efter deres karakter skal bestå, herunder fortrolighed, sletning, dokumentation og ansvar, gælder også efter ophør.

14.3 Leverandøren kan opdatere Databehandleraftalen, når det er nødvendigt på grund af lovændringer, myndighedskrav eller ændringer i Softwaretjenesten. Væsentlige ændringer varsles skriftligt med mindst 30 dage. En ændring må ikke reducere det aftalte databeskyttelsesniveau eller tilsidesætte Kundens ret til at gøre indsigelse mod nye underdatabehandlere.

15. Kontakt

15.1 Meddelelser efter Databehandleraftalen sendes til Kundens administrator eller den databeskyttelseskontakt, som Kunden har registreret, og til Leverandørens databeskyttelseskontakt angivet i bilag D.

15.2 Parterne skal holde kontaktoplysningerne ajourførte.

Bilag A Oplysninger om behandlingen

A.1 Formål

Formålet er at levere Softwaretjenestens funktioner til Kunden, herunder at importere eller modtage regnskabs- og budgetdata, opbygge og vedligeholde budgetter, foretage aftalte beregninger og fremskrivninger, sammenholde budget med realiserede tal, vise rapporter og visualiseringer, administrere brugeradgang samt yde teknisk support, sikkerhed, backup, eksport og sletning.

Leverandørens behandling af konto-, abonnements-, fakturerings-, support- og egne analysedata i rollen som selvstændig dataansvarlig er ikke omfattet af denne Databehandleraftale og skal beskrives i Leverandørens Privatlivspolitik.

A.2 Behandlingens karakter

Behandlingen kan omfatte indsamling via Kundens indtastning, filimport eller autoriseret API-integration med regnskabssystemer; registrering, strukturering, organisering, lagring, tilpasning, beregning, sammenstilling, visning, søgning, hentning, eksport, supportadgang, sikkerhedskopiering, begrænsning og sletning. Leverandøren må ikke sælge Kundedata eller bruge dem til tredjepartsannoncering.

A.3 Typer af personoplysninger

Kategori	Eksempler
Identitets- og kontaktoplysninger	Navn, virksomhedsnavn, stilling, e-mailadresse, telefonnummer, postadresse og interne kunde- eller leverandørnumre.
Virksomheds- og relationsoplysninger	Tilknytning til Kunden, kunde, leverandør, kontaktperson, ejer, direktør, medarbejder, rådgiver eller anden forretningsforbindelse.
Regnskabs- og transaktionsoplysninger	Faktura- og bilagsreferencer, bogføringsdatoer, beløb, valuta, kontonavne, betalingsreferencer, bankkontonumre eller dele heraf samt fritekst i posteringer og beskrivelser.
Budget- og rapporteringsoplysninger	Budgetposter, kategoriseringer, noter, beregninger, sammenligninger og projektioner, hvis de kan henføres til en fysisk person.
Bruger- og adgangsoplysninger i Kundedata	Navn, e-mail, rolle, rettigheder og handlinger udført i Kundens område, i det omfang disse oplysninger behandles på Kundens vegne.
Andre oplysninger i importerede felter	Andre almindelige personoplysninger, som Kunden lovligt placerer i understøttede felter. Særlige kategorier, oplysninger om strafbare forhold og CPR-numre er ikke tilsigtet og må kun behandles efter særskilt skriftlig aftale.

A.4 Kategorier af registrerede

• Kundens nuværende og tidligere medarbejdere, ledelse, ejere, brugere og rådgivere.

• Kundens kunder, herunder enkeltmandsvirksomheder, og kontaktpersoner hos virksomhedskunder.

• Kundens leverandører, herunder enkeltmandsvirksomheder, og kontaktpersoner hos leverandører.

• Debitorer, kreditorer, investorer, samarbejdspartnere og andre personer, der er omtalt i Kundens regnskabs-, budget- eller transaktionsdata.

A.5 Varighed

Behandlingen påbegyndes, når Kunden tager Softwaretjenesten i brug eller forbinder en integration, og varer, så længe abonnementet eller den relevante behandlingsydelse er aktiv, samt i den begrænsede adgangs- og sletteperiode efter ophør, der er angivet i bilag C.4. Forpligtelser vedrørende backupkopier består, indtil disse er slettet efter den aftalte cyklus.

Bilag B Underdatabehandlere

B.1 Generel godkendelse og varsel

Kunden giver generel skriftlig godkendelse til de underdatabehandlere, som er angivet nedenfor eller i den vedvarende tilgængelige underdatabehandlerliste, som dette bilag henviser til. Leverandøren giver mindst 30 dages skriftligt varsel om planlagte tilføjelser eller udskiftninger.

Underdatabehandler	Funktion og data	Behandlingsland(e)	Overførsel uden for EU/EØS
Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Germany	Hosting and operation of the budgeting application, database and backups, and of the separate restore server on which the backups are test-restored (Appendix C.2, backup and recovery).	Germany, Finland	No. EU/EEA-only hosting and support.
Microsoft Danmark ApS Kanalvej 7, 2800, Kongens Lyngby Denmark	Customer support email and document storage, authentication.	European Union (EU Data Boundary)	No. EU/EEA-only hosting and support.

Listen skal være retvisende og omfatte relevante underdatabehandlere i leverandørkæden. En virksomhedsadresses land er ikke tilstrækkeligt, hvis behandlingen reelt sker fra andre lande.

B.2 Kundestyrede integrationer

Et regnskabssystem eller en anden tredjepart, som Kunden selv har indgået aftale med og instruerer Softwaretjenesten i at udveksle data med, er ikke alene af den grund Leverandørens underdatabehandler. Hvis den samme tredjepart derimod behandler Kundedata på Leverandørens vegne, skal den fremgå af underdatabehandlerlisten. Betalings- og faktureringsleverandører, som alene behandler Leverandørens egne kunde- og betalingsoplysninger, beskrives i Privatlivspolitikken og ikke i dette bilag.

Bilag C Kundens instruks

C.1 Behandlingens genstand

Kunden instruerer Leverandøren i at udføre de behandlinger, der er nødvendige for de formål og funktioner, som er beskrevet i bilag A, i overensstemmelse med Kundens konfiguration, brugerhandlinger, integrationsvalg og øvrige dokumenterede instrukser. Instruksen omfatter ikke behandling til Leverandørens egne markedsførings-, annoncerings-, prisfastsættelses- eller profilformål.

C.2 Minimumskrav til behandlingssikkerhed

Behandlingen omfatter økonomiske oplysninger, som kan være fortrolige og have væsentlige konsekvenser ved uautoriseret adgang, ændring eller tab. Parterne aftaler derfor et passende sikkerhedsniveau for almindelige personoplysninger med forhøjet fokus på fortrolighed, integritet og tilgængelighed. Følgende krav gælder som minimum:

Område	Minimumskrav
Kryptering under transmission	Ekstern kommunikation og API-trafik med personoplysninger beskyttes med moderne, understøttet TLS. Usikre protokoller og svage krypteringssuiter må ikke anvendes.
Kryptering ved lagring	Produktionsdatabaser, objektlagring og backupmedier med Kundedata krypteres ved lagring med brancheanerkendte mekanismer. Nøgler og adgang til nøgler beskyttes særskilt.
Identitet og adgang	Unikke konti, rollebaseret adgang og mindst mulige rettigheder. Administrativ adgang og adgang til produktionsmiljøer beskyttes med multifaktorautentifikation. Delte administratorbrugere undgås.
Adgangsgennemgang	Privilegerede adgange gennemgås mindst kvartalsvist og lukkes straks ved rolleændring eller fratrædelse.
Adgangskoder og hemmeligheder	Adgangskoder lagres kun som moderne saltede hashværdier. API-nøgler, tokens og øvrige hemmeligheder opbevares i en egnet secrets-løsning og må ikke indbygges i kildekode eller logfiler.
Miljøadskillelse	Produktionsdata adskilles fra udviklings- og testmiljøer. Reelle Kundedata må ikke kopieres til test, medmindre det er nødvendigt, godkendt og beskyttet tilsvarende; anonymiserede eller syntetiske data foretrækkes.
Sårbarheder og opdateringer	Operativsystemer, afhængigheder og komponenter holdes opdaterede efter en dokumenteret, risikobaseret proces. Kritiske sårbarheder håndteres uden unødig forsinkelse.
Logning og overvågning	Sikkerhedsrelevante hændelser og administrative handlinger logges i et omfang, der understøtter fejlsøgning, misbrugsopdagelse og hændelseshåndtering. Logs beskyttes mod uautoriseret ændring og indeholder ikke unødvendige personoplysninger eller hemmeligheder.
Backup og gendannelse	Der foretages regelmæssig backup efter en dokumenteret cyklus. Gendannelse afprøves mindst ugentligt ved at gendanne den nyeste sikkerhedskopi på en særskilt gendannelsesserver hos samme underdatabehandler inden for EU/EØS. Den gendannede kopi kan kun nås over Leverandørens private netværk, har ingen forbindelse til internettet eller til tredjeparter, indeholder pladsholderlegitimationsoplysninger, så den ikke kan sende noget, anvendes alene til at efterprøve, at sikkerhedskopien kan gendannes, og erstattes ved den næste afprøvning. Adgang til sikkerhedskopier og til gendannelsesserveren begrænses. Den faktiske opbevarings- og sletteperiode angives i C.4.
Hændelseshåndtering	Leverandøren opretholder en dokumenteret proces til registrering, vurdering, begrænsning, afhjælpning og underretning om sikkerhedshændelser samt bevaring af relevant dokumentation.
Udvikling og ændringer	Væsentlige ændringer gennemgås og testes før produktion. Kildekode og deployment-adgange beskyttes. Sikkerhedsrelevante fejl prioriteres efter risiko.
Dataminimering og sletning	Der indsamles og opbevares ikke flere Kundedata end nødvendigt for de aftalte funktioner. Slettefunktioner og sletterutiner omfatter aktive systemer og efterfølgende udløb af backupkopier.
Personale og fjernarbejde	Personer med adgang instrueres i fortrolighed og sikker behandling. Fjernadgang til administrative systemer beskyttes med stærk autentifikation, opdaterede enheder og krypteret kommunikation.
Leverandørstyring	Underdatabehandlere vurderes før brug og følges op risikobaseret. Ændringer i leverandørkæden håndteres efter bestemmelse 7 og bilag B.

C.3 Bistand

Leverandøren bistår gennem eksport-, søge-, rettelses- og slettefunktioner, hvor de findes, samt gennem support med at lokalisere, udlevere, rette, begrænse eller slette oplysninger. Leverandøren giver desuden relevante tekniske oplysninger til brug for sikkerhedsvurderinger, brudanmeldelser, konsekvensanalyser og henvendelser fra tilsynsmyndigheder.

C.4 Opbevarings- og sletterutine

Efter udløbet af adgangsperioden på 90 dage efter ophør eller ved modtagelsen af Kundens instruks om tidligere sletning skal Leverandøren senest inden for 30 kalenderdage slette eller uigenkaldeligt anonymisere Kundedata i aktive systemer, herunder historiske registreringer og tidligere versioner, medmindre gældende lovgivning kræver opbevaring. Sikkerhedskopier skal slettes, hvor det er teknisk muligt. Ellers skal de holdes adskilt fra almindelig brug og slettes senest 30 kalenderdage efter sletningen fra de aktive systemer. Hvis en sikkerhedskopi gendannes, skal tidligere slettede oplysninger slettes igen, inden den almindelige behandling genoptages. En gendannelse, der alene foretages for at efterprøve en sikkerhedskopi efter C.2, er ikke en genoptagelse af den almindelige behandling: den gendannede kopi holdes adskilt som beskrevet dér og kasseres ved den næste afprøvning.

C.5 Behandlingslokaliteter

Behandling må kun ske fra de lande og lokaliteter, der fremgår af bilag B eller den udtrykkeligt inkorporerede, versionsstyrede underdatabehandlerliste. Lokaliteter skal angives som konkrete lande og, hvor det er nødvendigt for vurderingen, region eller datacenterområde. Leverandøren må ikke ændre behandlingsland uden at følge reglerne om underdatabehandlere og tredjelandsoverførsler.

C.6 Instruks om tredjelandsoverførsler

Udgangspunktet er, at personoplysninger behandles inden for EU/EØS. Kunden instruerer ikke Leverandøren i at overføre eller gøre Kundedata tilgængelige uden for EU/EØS, medmindre en konkret overførsel, modtager, behandlingsaktivitet og et gyldigt overførselsgrundlag er udtrykkeligt angivet i bilag B eller i en senere dokumenteret instruks.

C.7 Revision hos Leverandøren

Leverandøren foretager mindst én gang årligt en dokumenteret gennemgang af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger. Kunden kan højst én gang pr. 12-månedersperiode anmode om rimelig dokumentation, spørgeskema eller fjernrevision med mindst 30 dages varsel. Begrænsningen gælder ikke efter et væsentligt sikkerhedsbrud, ved en konkret begrundet mistanke om manglende overholdelse eller efter krav fra en kompetent tilsynsmyndighed.

Hvis dokumentationen ikke giver rimelig sikkerhed for overholdelsen, kan Kunden eller en uafhængig, fortrolighedsforpligtet revisor gennemføre en mere målrettet inspektion i normal arbejdstid. Inspektionen planlægges, så sikkerhed og drift påvirkes mindst muligt. Kunden afholder egne omkostninger; Leverandøren afholder egne rimelige omkostninger ved almindelig dokumentation. Ekstraordinære omkostninger kan aftales på forhånd, medmindre revisionen afdækker væsentlig misligholdelse fra Leverandørens side.

C.8 Tilsyn med underdatabehandlere

Leverandøren vurderer relevante underdatabehandlere før brug og følger dem op risikobaseret ved hjælp af kontraktgennemgang, sikkerhedsdokumentation, revisionsrapporter, certificeringer, spørgeskemaer eller andre egnede kontroller. Leverandøren gør relevant dokumentation tilgængelig for Kunden efter rimelig anmodning, under hensyntagen til fortrolighed og andre kunders sikkerhed.

Bilag D Supplerende oplysninger

Felt	Oplysning
Softwaretjenestens navn og URL	ESIO; https://budget.esio.dk
Leverandørens juridiske navn	ESIO ApS
CVR-nummer	45129756
Adresse	Snedronningen 32 5240 Odense NØ
Databeskyttelseskontakt	Iustinian Olaru, io@esio.dk
Sikkerhedsbrud	Iustinian Olaru, io@esio.dk
Dato eller versionsnummer	Version 1.0; 21 September 2026

D.1 Elektronisk indgåelse

Aftalen kræver ikke en håndskrevet underskrift, hvis Kunden accepterer den som en integreret del af Vilkår og Betingelser, og Leverandøren registrerer Kundens identitet, aftaleversion og accepttidspunkt på en måde, der kan dokumenteres. Hvis parterne ønsker særskilt underskrift, kan følgende felter anvendes.

For Kunden	For Leverandøren
Navn: Stilling: Dato: Underskrift:	Navn: Stilling: Dato: Underskrift:

D.2 Versionsstyring

Leverandøren opbevarer tidligere versioner af Databehandleraftalen og underdatabehandlerlisten samt dokumentation for, hvilken version den enkelte Kunde er bundet af. Væsentlige ændringer kommunikeres efter bestemmelse 14.3.

Grundlag

Denne aftale er udarbejdet med udgangspunkt i Datatilsynets standardkontraktbestemmelser efter artikel 28, stk. 3, version 1.2. Tilpasningerne ændrer ikke parternes ufravigelige forpligtelser efter databeskyttelsesforordningen. Aftalen bør gennemgås af en dansk advokat, når de faktiske leverandør-, sikkerheds- og overførselsoplysninger er indsat.